این سایت سعی دارد سایت های برتر سراسر ایران را معرفی کند ما با نمایش دادن پیش نمایشی از سایت، کاربران را به دیدن کامل مطالب سایت های معرفی شده دعوت میکنیم فلذا هیچ لینک، عکس، و متنی از سایت های معرفی شده کپی نمیشود.

    مستند سازی چیست

    مهدی

    بچه ها کسی جواب رو میدونه ؟

    مستند سازی چیست را از این سایت دریافت کنید.

    مستند سازی چیست و چگونه به موفقیت سازمان کمک می‌‌کند؟‌

    مستند سازی یا بایگانی مجموعه سوابقی است که به‌صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. در این مطلب، به اهمیت مستندات و روش‌های بهبود آن می‌پردازیم.

    مستند سازی چیست و چگونه به موفقیت سازمان کمک می‌‌کند؟‌

    ۵ دقیقه | ۲۴,۱۴۴ ملیحه عسگرزاده

    مستند سازی چیست؟

    ضرورت مستند سازی چیست؟

    مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟

    چگونه می‌توان مدارک کارمندان را به‌درستی حفظ کرد؟

    مستندسازی نادرست چه عواقبی دارد؟

    مثال‌هایی برای مستند سازی غیر از اسناد منابع انسانی

    داشتن یک سیستم برای مستند سازی و سازماندهی در محل کار لازم و مفید است. در اولویت قرار‌دادن مستندسازی، به‌ویژه در بخش منابع انسانی، می‌تواند اختلافات احتمالی را کاهش دهد، منابع موردنیاز را ارائه دهد و به سؤالات مهم درباره شرکت پاسخ بدهد. در این مطلب،‌ درباره ضرورت مستند سازی، مزایای مستند سازی و مراحل آن آن توضیح می‌دهیم.

    مستند سازی چیست؟

    مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته می‌شود که به‌صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که به‌عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه می‌شود.

    در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل‌های قانونی و سیاست‌های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستند سازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر می‌گیرد، از جمله مستندسازی های مهم:

    اقدامات؛ سهام‌داران؛ اقدامات انضباطی؛ اختلافات؛ تحقیقات؛ ارزیابی عملکرد؛ نقض قوانین.

    نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به منابع انسانی این اجازه را می‌دهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانی‌کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی می‌کند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از بینش پشتیبانی کند. حال که متوجه شدید مستند سازی چیست در ادامه با ضرورت و مزایای آن نیز آشنا خواهید شد.

    ضرورت مستند سازی چیست؟

    دلایل فراوانی برای مستندسازی و داشتن یک سیستم سازگار و سازمان‌یافته وجود دارد؛ بایگانی‌کردن و مستند سازی به موفقیت شما و سازمانتان کمک می‌کند. در اینجا ۳ دلیل عمده ضرورت مستند سازی ذکر می‌کنیم:

    ۱. مستند سازی حرفه‌ای بودن سازمان را نشان می‌دهد

    باید به ضرورت مستند سازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می‌دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستند سازی آن‌ها یک چارچوب دست‌یافتنی و کنترل‌شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام‌المنفعه فراهم می‌کند.

    ۲. راهنمای مفیدی را برای بهبود عملکرد ارائه می‌دهد

    مستندسازی فرایندهای انجام‌شده، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را تضمین می‌کند و به افراد کمک می‌کند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.

    بایگانی‌کردن مرحله‌به‌مرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آن‌ها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه در بلندمدت می‌شود؛ همچنین مأموریت‌ها و چشم انداز شرکت، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت می‌پیوندند نیز در بر می‌گیرد.

    مشخص‌کردن آنچه برای کسب‌وکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکز‌تر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آن‌ها می‌توانند زودتر و آسان‌تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.

    مطلب مرتبط: راهنمای جامع آموزش کارکنان برای دست‌یابی به بهترین عملکرد

    آگهی استخدام

    جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

    ۳. مستند سازی کسب‌وکار سودآورتری برای شما رقم می‌زند

    مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کارمندان می‌شود و به همه سؤالات آن‌ها پاسخ می‌دهد. بایگانی‌کردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش می‌دهد. تا اینجا با این که مستند سازی چیست آشنا شدید و همچنین دلایل ضرورت آن را نیز بررسی کردیم. در ادامه مطلب به مستندسازی رسمی و غیررسمی خواهیم پرداخت.

    مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟

    اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیررسمی‌بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ به‌عنوان‌ مثال، مدیری سوابق گفت‌وگوهای خود را با کارمندانش مستند سازی می‌کند تا اهداف، پروژه‌ها یا میزان روحیه آن‌ها را به خاطر داشته باشد.

    مستندات غیررسمی می‌تواند شامل یادداشت‌ها یا نامه‌های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، می‌تواند آن را برای مراجعه‌های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند. ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیر‌رسمی هستند.

    مستند سازی اسناد رسمی باید مطابق استانداردها، قوانین شرکت و دستورالعمل‌های منابع انسانی باشد.

    چگونه می‌توان مدارک کارمندان را به‌درستی مستند سازی کرد؟

    نگهداری پرونده‌های کارمندان و مستند سازی آن‌ها یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های منابع انسانی محسوب می‌شود. شاید مدارک مورد درخواست در هر شرکتی متفاوت باشد، اما پرونده مستندسازی شده کارمندان به‌طور معمول باید شامل موارد زیر است:

    فرم درخواست کار؛ رزومه و معرفی‌نامه؛

    تأیید اشتغال و تحصیل؛

    شرح موقعیت شغلی؛

    اطلاعات تماس اضطراری؛

    قرارداد یا نامه رد در‌خواست؛

    دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)؛

    گزارش اقدامات انضباطی؛

    خودارزیابی؛ مدارک احراز هویت؛

    پیشنهادها و پاسخ‌های شرکت؛

    فرم درخواست آموزش؛ نظرات همکاران؛

    گزارش هزینه‌های آموزش.

    اگر کارمندی شرکت را ترک کرد، منابع انسانی باید با مستند سازی پرونده او را تکمیل کند:

    نامه استعفا یا خاتمه کار؛

    منبع مطلب : karboom.io

    مستند سازی فرایند چیست و چگونه انجام می‌شود؟

    مستند سازی فرایند، برای سازمان شما نوعی نقشه راه محسوب می‌شود که کمک می‌کند وضعیت فعلی یک فرآیند را شناسایی کنید تا بتوانید آن را به خوبی بهینه سازی کنید.

    مستند سازی فرایند چیست و چگونه انجام می‌شود؟

    کسب و کار الکترونیک

    دوشنبه، 4 اسفند 1399

    زمان مطالعه: 7 دقیقه

    شاید بسیاری از کسب و کارها هنوز به خوبی با «فرآیند و فرآیندگرایی» آشنا نباشند و ساختار سازمان خود را بر اساس سلسله مراتب بنا کرده باشند. گسترش فعالیت‌ها، سرعت گردش اطلاعات، نیاز به ارزیابی عملکرد کارکنان، لزوم پیگیری‌های دقیق و… ، بسیاری از مدیران را به این نتیجه رسانده که ساختار کنونی سازمانشان پاسخگوی نیاز آن‌ها نیست. در این شرایط مدیران کسب و کارها به توالی عملیات و فعالیت‌ها فکر کرده و در نتیجه به فرایند محور کردن ساختار عملیاتی سازمان خود گرایش پیدا می‌کنند.

    در این مطلب قصد داریم راجع به مستند سازی فرایند صحبت کنیم، اما بهتر است ابتدا به مفهوم «فرآیند» بپردازیم، سپس به سراغ مستند سازی برویم.

    فرآیند چیست؟

    فرآیند عبارت است از یک سری فعالیت‌های مرتبط با هم که هدف خاصی دارند. می‌توانید فرآیند را یک زنجیره ارزش در نظر بگیرید که پیشرفت هر مرحله، ارزشی را به مرحله قبل اضافه می‌کند.

    فرآیندگرایی چیست؟

    فرآیندگرایی نوعی نگرش نتیجه گرا است که در راستای رسیدن به اهداف سازمان، بر وضعیت و شرایط موجود متمرکز می‌شود.

    کسب و کارها قبل از مطرح شدن موضوع فرآیند و فرآیندگرایی، با سبک «وظیفه محوری» درگیر بوده و به کلی فاقد تفکر فرآیندی هستند یا ممکن است برخی بخش‌ها برای خود فرآیندهای ناقص و مبهم تعریف کرده باشند. در هر صورت، برای اصلاح و بهبود روند انجام کارها، نیاز به بازنگری و مهندسی مجدد فعالیت‌ها است. در واقع مهندسی مجدد در کسب و کار به معنی تفکر مجدد و بازطراحی فرآیندهای کسب و کار جهت بهبود و ارتقای شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است.

    یکی از مهم‌ترین روش‌های بهبود و بهینه سازی فرآیندها در سازمان، مستند سازی است. در ادامه با مستندسازی فرآیندها و روش‌های انجام آن‌ها آشنا خواهیم شد.

    با BPMS راهبران، کلیه پروژه‌ها، وظایف و فعالیت را به صورت متمرکز در یک سیستم تعریف کرده و اجرای آن‌ها را رصد کنید.

    مستند سازی فرایندها چیست و چگونه انجام می‌شود؟

    اگر قصد دارید یک فرآیند جدید معرفی کنید و یا به بهینه سازی فرآیندهای موجود بپردازید، بهترین راه این است که کار خود را با مستندسازی فرآیندهای کسب و کار شروع کنید. اما چگونه مستندسازی کنیم؟ برای انجام درست و موفق این کار، باید دیدگاهی روشن و از بالا به پایین داشته باشید. بنابراین مستند سازی، بخش مهمی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) را تشکیل می‌دهد.

    مستندات مربوط به فرآیندهای کسب و کار، به عنوان یک راهنما برای کارمندان در تمامی سطوح سازمان به حساب می‌آید. آن‌ها به وسیله این مستندات، می‌توانند متوجه شوند که یک فرآیند خاص چگونه باید انجام شود. بر اساس توضیحاتی که داده شد، مستند سازی فرایندها عبارت است از: ثبت کلیه فعالیت‌ها از مرحله احساس نیاز تا مرحله اجرا، به ترتیبی که کاربران بتوانند به راحتی از آن‌ها استفاده کنند.

    در ادامه مراحل مستند سازی را معرفی و بررسی می‌کنیم.

    نام‌گذاری فرآیند:

    انتخاب عنوان مناسب برای جدا کردن فرآیندها از یکدیگر، اولین مرحله مستند سازی به شمار می‌رود.

    هدف گذاری:

    اهداف باید به طور صریح و مشخص بیان شوند. تحقق و برآورده شدن نیازها پس از اجرای برنامه‌، به شما نشان می‌دهد هدف درستی را انتخاب کرده‌اید.

    تبدیل فرآیندها به اجزای کوچک‌تر:

    سعی کنید فرآیندها را کوچک کنید. هرچه فرآیندها به اجزای کوچکتری تقسیم شوند، مطالعه و تصمیم‌گیری در مورد آن‌ها ساده‌تر خواهد بود.

    شناسایی و جمع‌آوری اطلاعات:

    یکی از مراحل بسیار مهم در مستند سازی فرایندها، شناسایی و جمع‌آوری درست و دقیق اطلاعات، مستندات، اسناد، مدارک و… است.

    تعیین اختیارات و مسئولیت‌ها:

    شرح وظایف و حدود اختیارات هر یک از اعضای تیم مستند سازی را به طور دقیق تعیین کنید. با انجام این کار از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری خواهید کرد.

    شرح کار:

    تمامی فعالیت‌های مورد نیاز و مراحل انجام آن‌ها را روشنی بیان کنید.

    زمان پروژه:

    سعی کنید زمان شروع تا پایان فعالیت‌ها را به درستی تخمین بزنید. تخمین شما باید تا جای ممکن به واقعیت نزدیک باشد.

    اکنون با گام های مستند سازی آشنا شدیم، اما واقعا شیوه مستند سازی چقدر برای سازمان‌ها لازم است؟ در بخش بعد به این مساله می‌پردازیم.

    چرا به مستند سازی فرایندها نیاز داریم؟

    مستندات فرآیند برای سازمان شما نوعی نقشه راه است که کمک می‌کند وضعیت فعلی یک فرآیند را شناسایی کنید تا بتوانید آن را به خوبی بهینه سازی کنید. توجه داشته باشید هر کاری که بیش از یک بار انجام شود یا به وسیله چند نفر انجام شود، باید مستند شود. انجام این کار به سازگاری و هماهنگ شدن سازمان با شرایط استاندارد کمک می‌کند. همچنین برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا فرآیندها را کنترل کرده و مراحل کار را بازنگری کنید. علاوه براین، با مستندات فرآیند می‌توانید بفهمید کارکنان دقیقا چه کاری انجام می‌دهند. بنابراین دیدگاه درستی از عملکردهای داخلی کسب و کار به دست می‌آورید.

    در صورتی که مستند سازی فرایندها و ثبت آن‌ها به درستی صورت نگرفته باشد، زمانی که کارمندی سازمان را ترک می‌کند، هر گونه دانش فرآیندی او نیز از سازمان خارج می‌شود.

    همچنین زمانی که شما کارمند جدیدی را استخدام می‌کنید، نیاز به یک فرآیند مستند دارید تا به او کمک کند نقش خود را در سازمان بفهمد.

    مستند سازی، در آسان‌تر شدن آموزش‌های رسمی تاثیر قابل توجهی دارد و امکان استفاده از آن‌ها را به صورت ساده و روان فراهم می‌کند.

    اطلاعات بصری و مبتنی بر وظایف، برای کاربران اهمیت زیادی دارد، این بخش نیز اهمیت مستندات سازمانی را به خوبی نشان می‌دهد.

    بهترین روش ‌های مستند سازی فرایندهای کسب و کار چیست؟

    @[email protected]#=img=#

    منبع مطلب : www.irandnn.ir

    میخواهید جواب یا ادامه مطلب را ببینید ؟
    مهدی 15 روز قبل
    4

    بچه ها کسی جواب رو میدونه ؟

    برای پاسخ کلیک کنید